Valikko Sulje

KILTAKIRJE 2/2020

19.4.2020

Arvoisat Kiltasiskot ja -veljet,

Poikkeusolot, arkielämään vaikuttavat rajoitukset ja suositukset jatkuvat. Tällaista toimintavuotta en odottanut, kun syksyllä 2019 lupauduin ehdokkaaksi killan hallituksen puheenjohtajaksi. Voin huoletta sanoa, että mikään ei ole mennyt niin kuin syyskokouksessa esitelty edellisen kauden hallituksen laatima toimintasuunnitelma viitoitti.

Tarkoitukseni oli tällä kirjeellä kutsua koolle viivästetty yhdistyksen kevätkokous toukokuun lopulle. Näin ei nyt valitettavasti tapahdu. Poikkeusolot Suomessa, ja eri tavoin koko maailmassa, jatkuvat. Kokoontumisrajoitukset ja liikkumista rajoittavat suositukset pysyvät edelleen voimassa.

Killan säännöt, kohta 9 määrittelee: ”Killan kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.” Säännöissä ei ole mainintaa etä-, posti- tai muilla teknisillä välineillä toteutettavasta vuosikokouksesta. Emme siis voi käyttää sellaisia menettelyjä. 

Killan hallitus käsitteli kevätkokouksen järjestämistä vuoden neljännessä, toisessa etäyhteyksin toteutetussa kokouksessaan 14.4.2020. Päädyimme ratkaisuun, että esitämme kevätkokouksen asioiden siirtoa syyskokoukseen, perustuen terveyttä vaarantavista syistä johtuviin kokoontumis-rajoituksiin sekä sääntöjen asettamiin menettelyrajoituksiin. Mikäli joku yhdistyksen jäsen vastustaa esitettyä menettelyä, tulee hänen ilmoittaa siitä, sekä esittää vaihtoehtoinen menettely, sähköpostilla killan hallitukselle 15.5.2020 mennessä.

Kevätkokouksen asialistalla ei olisi sääntömääräisten asioiden lisäksi muuta. Säännöt kohta 11: ”… 5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto, 6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille…”.

Kevätkokouksessa esiteltäväksi määrätyt asiakirjat saatetaan jäsenille tiedoksi jakamalla linkki pilvipalveluun, johon ne taltioidaan. Asiat esitellään myös syyskokouksessa. Sääntöjen mukainen päätöskohta (6.) jää näin siis syyskokouksen päätettäväksi.

Hallitus valitsee tänäkin vuonna vuoden kiltalaisen. Myös se julkistetaan poikkeuksellisesti vasta syyskokouksessa. Mikäli poikkeusolot ja niihin liittyvät rajoitukset jatkuvat vielä sääntöjen määrittämän syyskokouksen aikaankin, hallitus pohtii alkusyksystä syyskokouksen järjestämisen menettelyt siten, että myös sääntöjen asettamat rajoitukset otetaan (soveltaen) huomioon. 

Rajoitukset vaikuttavat toimintavuoden 2020 suunniteltuihin tapahtumiin merkittävästi. Useita kevät- ja kesäkauden tapahtumia on jo jouduttu kokonaan perumaan. Hallitus pitää yllä killan verkkosivuilla ajantasaista tietoa tapahtumista. Myös tämä kiltakirje löytyy verkkosivuilta.

Tiedottamisen nopeuttamiseksi ja helpottamiseksi, pyydän jäseniä perehtymään myös kiltakirjeessä 1/2020 mainittuun yhteystietojen ajan tasalla pitämiseen. Jäsentietoihin kirjattu ja oikea sähköpostiosoite varmistaa viestien perilletulon ja helpottaa, varsinkin näin poikkeusoloissa, hallituksen työtä. Toivon, että voimme vuoden 2021 aikana luopua kokonaan kirjepostin käytöstä.

Pahoittelen, että näillä killan verkkosivuilla esiintyy pientä epäjohdonmukaisuutta. Yritämme kehittää ja korjailla niitä paremmin palveleviksi pitkin kuluvaa toimintavuotta.

Seuraava kiltakirje lähetetään syksyllä, kun syyskokouksen järjestäminen alkaa tulla ajankohtaiseksi.

Taulukko ja tiedot tulevista tapahtumista pidetään ajan tasalla killan verkkosivuilla. 

Hyvää kesää kaikille killan jäsenille ja läheisillenne; pysykää terveinä.

Kiltaterveisin, Esa.